Для чого потрібен дедлайн і до чого тут продуктивність?

Уперше термін «дедлайн» з’явився в Америці в середині XIX століття і буквально означав «розстрільну лінію». Ішлося про земляний рів по периметру американських в’язниць, перетин якого означав спробу втечі та смерть на місці для ув’язнених.

«Усе тече, усе змінюється», — казав Овідій і не помилявся. Минуло два століття, і дедлайн перетворився на абстрактну лінію крайнього строку виконання завдань, після якої настає хіба що моральний розстріл.

Навіщо потрібен дедлайн і як навчитися працювати з гарячими строками й не впадати у відчай — розбираємося.

6 аргументів за роботу з дедлайнами

Ефективність і пріоритети. Група науковців Массачусетського технологічного інституту провела дослідження і з’ясувала: навіть найефективніші люди переживають етап боротьби зі строками. Наявність гарячого дедлайну не просто мотивує людину працювати швидше, а й досягати ліпших результатів.

У два етапи було проведено експерименти з трьома різними групами студентів. Одна група була змушена працювати в жорстких строках, у другої була можливість позначити гнучкий дедлайн у межах запропонованого таймфрейму, а третя не була обмежена в часі. В обох тестах результат був однаковий: група із жорстким таймінгом здавала найякісніші роботи, сама оцінювала свої трудовитрати й розставлення пріоритетів позитивно. Студенти, що не були обмежені часовими межами, в обох експериментах провалилися.

Мотивація. За даними науковців із США, 15—20% людей хронічно страждають від прокрастинації — відтягування виконання завдання до крайнього терміну.

Наявність чітко визначеної дати виконання завдання мотивують виконати його вчасно. Якщо крайній термін не встановлено, прямого стимулу, щоб виконати завдання до певного моменту часу, немає — відповідно, воно займе більше часу, ніж могло б. Розуміння, що таке дедлайн у роботі, допомагає підтримувати належний рівень самодисципліни.

Хоч як дивно, дедлайн — це один з найліпших способів побороти бажання відкласти «на потім». З маленькою засторогою: для цього виконання завдання треба розбити на невеликі цілі й підзавдання і розпланувати вже їх у своєму календарі. Тоді в гру вступає особливість людської психіки, яка в психології має назву «ефект Зейгарнік». Це такий стан, коли людина вже не може кинути розпочате на півдорозі — навіть випустити з фокуса уваги й думок.

Ніхто не любить переживати неприємні думки через страх не вкластися в дедлайн. Нагромадження маленьких успіхів на кшталт закритих підзавдань мотивують і допомагають рухатися далі.

Боротьба з перфекціонізмом. Часи, коли перфекціонізм вважали перевагою працівника, потихеньку відходять у минуле. Дедалі частіше психологи зараховують перфекціонізм до одного з видів когнітивних упереджень.

Люди з такою проблемою найчастіше стикаються з двома труднощами: бажанням зробити ідеально — але ніколи, і спробою переробляти роботу, щоб досягти нереального ідеалу. Якщо немає крайніх термінів, можна витратити занадто багато часу на один або кілька аспектів завдання. Хоча підтримувати високі стандарти важливо, встановлення строків допомагає уникнути надмірного й малоефективного процесу нескінченного аналізування роботи.

Дедлайн змушує перфекціоністів згадати, що найліпше — ворог хорошого, зупинитися в нескінченних перегонах і закінчити роботу своєчасно.

Розкачування креативності. Страх білого аркуша знає будь-яка людина, яка хоч раз у житті починала щось з нуля. Психіатр Едмунд Берґлер понад двадцять років вивчав проблему і дійшов висновку, що фактично це блокування низки когнітивних здібностей людини й параліч креативності.

Стислі строки часто вимагають творчих вирішень, щоб виконати потрібні завдання. Люди зазвичай більш схильні бути творчими, коли обставини змушують їх це зробити. Відповідно, крайній термін допоможе людині або команді повністю розкрити свій творчий потенціал.

Дедлайн не залишає часу на те, щоб зітхати над білим аркушем і змушує почати робити хоч щось.

Розставлення пріоритетів. Дедлайни — це практичний спосіб допомогти розподілити завдання за важливістю. З урахуванням того, що час обмежений і є кілька варіантів, як його витратити, розподіл завдань за часом і важливістю допоможе бути продуктивнішими.

Обмеження строків у часі дає змогу зручніше прив’язувати їх до графіка й ліпше розуміти пріоритетність завдань та робить їх конкретнішими.

Встановлення цілей. Створюючи крайній термін, важливо визначитися з часом, відведеним на виконання кожного конкретного завдання. Це змушує провести декомпозицію, ретельно розглянути всі потрібні кроки, щоб зреалізувати задумане, і коректно запланувати час. Пройшовши через цей розумовий процес, ви, найімовірніше, дістанете чіткіше уявлення про свої цілі й про те, що потрібно, щоб їх досягти.

Негативні сторони дедлайнів

За даними Academy of Management Review, багатьох людей встановлені строки не мотивують і навіть заганяють у депресію. Бачачи великий обсяг завдань, нехай навіть і розподілений за часом і розбитий на підпроєкти, такі працівники зазнають стресу й не відчувають у собі сил взятися за роботу з дедлайнами. Щонайменше 30% таких випадків пов’язано з хронічним перевантаженням людини і сигналізують про вигоряння. Приблизно в 10% ситуацій дедлайни проставлено некоректно й шансів встигнути зреалізувати задумане своєчасно практично немає.

Психолог Габріела М. Джиґа-Бой з Університету Свонсі в Уельсі, з’ясувала, що дедлайни спотворюють орієнтацію в часі та впливають на уявлення людини про найближче майбутнє. Під час експериментів добровольців попросили уявити, що 28 заходів відбудуться в певні моменти в майбутньому, не прикріплюючи події до яких-небудь точних дат. Деякі з цих заходів були досить легкими, наприклад дістати квитки на концерт, тоді як інші були складними й важкими — наприклад розпланувати весілля. Потім учасникам запропонували оцінити, скільки роботи вимагатиме від них виконання кожного з цих заходів та уточнити, як скоро настане день заходу. Завдання, які добровольці вважали складними й важкими, — наприклад планування весілля або складної відпустки, — здавалися віддаленішими, ніж простіші заходи.

Як правильно ставити дедлайни

Ми проаналізували наукову статистику з усього світу й зібрали для вас кілька порад, що допоможуть ставити дедлайни правильно.

Порада № 1: враховуйте типи строків. Деякі завдання мають бути виконані своєчасно, інакше втратять актуальність (жорсткі строки), для інших дедлайн можна посунути (гнучкі або м’які).

Порада № 2: робіть цілі й завдання конкретнішими. Наприклад, фраза «Я виконаю це завдання до кінця тижня» змушує відчувати себе впевненіше, ніж «Я виконаю це завдання пізніше».

Порада № 3: чітко позначайте наслідки. Встановлення дедлайну для будь-якого завдання і пов’язування з ним певних наслідків можуть збільшити мотивацію, щоб виконати роботу. Якщо ви хочете, щоб крайній термін мотивував, його виконання має привести до позитивного результату. Аналогічно, недотримання умов дедлайну має спричинити негативні наслідки.

Порада № 4: стежте, щоб строки були доречні. Дедлайн не має давати занадто мало або занадто багато часу, щоб виконати завдання або досягти мети. Брак часу може привести до стресу й погіршення якості роботи, а його надлишок — до змарнованих ресурсів і затягування справ.

Порада № 5: не плануйте віддалених дедлайнів. Тривалі строки можуть бути контрпродуктивними. Люди не відчувають, що дедлайни, які є далеко в майбутньому, їх мотивують. На цьому етапі в справу вступає закон Паркінсона, що говорить: робота розширюється, щоб заповнити весь наявний час.

Просто знати те, скільки часу займе та чи інша робота за дедлайном, — це вже важливий когнітивний сигнал, що допомагає готуватися, планувати й бути достатньо відповідальним, щоб зреалізувати намічене.