Как работать с удаленной командой – лайфхаки и софт, который помогает

Как-то бабушка спросила у меня: «Внучек, а где ты работаешь?». Я ответил, что работаю дома, удаленно. Глаза у женщины старой закалки округлились, и она выдала: «А почему тебя удалили домой, что ты там уже натворил, не уволят хоть?».

Но давайте поговорим об этом серьезно, ознакомившись с цифрами. Согласно свежим данным (на декабрь 2017 г. ) Всемирной организации труда около 17% сотрудников в развитых странах работают удаленно. А, к примеру, в Японии этот показатель достигает 37% от работающего населения, в США — 32%.

Вы тоже задумываетесь о том, чтобы нанять удаленных сотрудников? Да здесь и думать нечего. Опыт (и весьма успешный) нашей команды показывает, что такой подход имеет право на жизнь. Да и не только мы убедились в этом на своем примере. Взять хотя бы компанию Automattic (владеет платформой Wordpress). Ее сотрудники рассредоточены по более чем 40 странам мира. Даже как такового физического офиса у этой команды нет. И ничего не мешает работать, хорошо зарабатывать и покупать другие компании. Пример — приобретение проекта WooCommerce в 2015 году. Эксперты оценили сделку в 30 000 000 долларов. Еще один пример — Stack Overflow. Здесь в офис на работу ходят только менеджеры, а разработчики трудятся удаленно. И таких примеров в разных странах масса. А сколько удаленных работников рекрутеры Indigo нашли для наших клиентов…

Но недостаточно просто выгнать сотрудников из офиса и набрать удаленных. С ними еще нужно уметь правильно работать. Как наладить процесс? Давайте разбираться.

Сначала лайфхаки от тех, кто в теме

Анализируя личный опыт и опыт других руководителей, мы пришли к выводу, что виденье процессов управления удаленной командой у всех примерно одинаковое. И базовые принципы применимы к специалистам разного плана: программистам, менеджерам, рекламщикам и т. д. Давайте рассмотрим их.

Набирайте «правильных» удаленных работников

Конечно же, львиная доля успеха работы с удаленной командой зависит от того, кто трудится в ней. Если набрать сотрудников «на авось», или по принципу «как все», рассмотренные ниже лайфхаки и инструменты будут малополезными.

Как показывает опыт нашей команды, поиск удаленных сотрудников для каждой конкретной компании — процесс индивидуальный (если хотите, даже интимный). Но какие-то общие для всех отправные точки можно выделить. Например:

• Проверка склонности кандидата на должность удаленного сотрудника на способность к самоорганизации. В этом помогут тесты УСК и другие специализированные методики. О них мы вам расскажем подробнее и все покажем.
• Отбор сотрудников из разных «источников» имеет свои нюансы. Опыт показывает, что кандидаты, приходящие, например, со специализированных сайтов, где размещаются вакансии, отличаются от тех, которые обитают на фриланс-сайтах.
• Собеседование должно проводиться разными способами. Мало, например, просто переписки и выполнения тестового задания. Порой, чтобы понять, подойдет ли удаленный сотрудник на конкретную должность, потребуется личная встреча.
• В процессе отбора нужно давать кандидату максимум информации, на основе которой он сможет понять, его это должность или нет. Пусть лучше он «отвалится» на предварительном этапе, чем уже после трудоустройства.

И еще, чтобы подобрать правильных удаленных сотрудников, не лишним будет и самому подготовиться к этому. Проанализируйте потребности и возможности своей компании, и вы поймете, сможете ли найти хороших работников. Для этого просто ответьте на следующие вопросы:

• «Удаленщики» для вас — дешевая рабочая сила? Если ответ «да», вряд ли удастся привлечь толковых спецов.
• У вас в компании есть руководитель для удаленной команды? Нет? Тогда сначала ищите его, а потом уже набирайте персонал.
• CRM, SIP-телефония, VCS для вас незнакомые слова? Да? Тогда для начала следует изучить мат. часть и подготовиться должным образом для работы с удаленной командой.

Конечно, как мы и говорили выше, это лишь вершина айсберга. В конкретном случае нужен индивидуальный подход.

Хотите беспрекословного подчинения? А оно вам надо?

«Позвольте уборщику самому выбирать метлу» - так говорил Говард Бехар, один из директоров Starbucks. По его мнению, максимальной отдачи от сотрудника можно ожидать в случае, если указать ему направление работы и предоставить определенную свободу при выполнении задачи (конечно, со свободой тоже не стоит перебарщивать). Это к тому, что не нужно заставлять каждого удаленного работника вести тайминг в Time Doctor и аналогичных сервисах (программах). Подходите к вопросу взвешенно: если оплата почасовая, тогда да, вариант подходит. Если же платите за проект, не мешайте художнику творить.

Схожего мнения придерживается и основатель онлайн-проекта GetPartner Александр Павлуцкий. Живя на Бали, он руководит командой специалистов из разных стран в СНГ) и считает, что при отсутствии возможности быстро связываться с сотрудником, его стоит наделять более широкими компетенциями для самостоятельного принятия решений.

Не равняйте удаленных сотрудников под себя

Основатель агентства интернет-технологий GoodSellUs Кирилл Брагин (руководит командой «удалёнщиков», живя во Вьетнаме) считает, что не стоит требовать от удаленного сотрудника такой же эффективности, как у вас. Делите свою эффективность на 5, и будет вам счастье.

Удобный для удаленного сотрудника режим и 3 других эффективных рекомендации

Также при работе с удаленной командой мы рекомендуем придерживаться следующих советов:

1. Дайте возможность удаленным сотрудникам работать по удобному для себя графику. Учтите, что кто-то сова, а кто-то — жаворонок, у кого-то наилучшая эффективность утром, а кому-то требуется раскачка до обеда или вечера, заключающаяся в изучении ленты в соц. сетях, любовании котиками, уничтожении вражеских танков и т. д. Не забывайте и про разницу во времени между часовыми поясами. И еще, если члены вашей рабочей команды взаимодействуют друг с другом, сделайте так, чтобы они были осведомлены о графиках работы коллег.
2. Не делите работников на «своих» и «не своих». Между сотрудниками, работающими в офисе и удаленно не должно быть градации. Поверьте, если человек лентяй, он найдет, как увернутся от контроля, и работая на удалёнке, и посещая офис. Если же сотрудник по настоящему эффективен, от него будет толк независимо от того, находится он под вашим пристальным наблюдением, либо работает где-нибудь на Шри-Ланке.
3. Тщательно отбирайте сотрудников и оговаривайте все детали перед началом сотрудничества. Впрочем, это не только удалёнки касается. Если постоянно будут меняться требования, появляться новые хотелки и т. д. , рано или поздно «сольется» любой.
4. Держите постоянный контакт и реагируйте на запросы работников. Именно контакт, и не стоит путать его с контролем, о котором мы говорили выше. Уясните для себя, что на вопросы и обращения удаленных работников стоит откликаться оперативно. Затягивая с ответом на 1, 2, 3… дня, вы просто прожигаете время, свое и нанятой команды. Опять же, это повод «слиться».

А теперь про полезные инструменты и софт

Нельзя однозначно выделить какие-то инструменты (сервисы) для организации работы удаленной программы, и сказать, что нужно использовать именно их. Поэтому рассмотрим несколько популярных «софтин» и сервисов. А что выбрать — решать вам.

Сервисы и ПО для управления задачами

Таковых масса. Есть как платные, так и бесплатные. Например, мы (как и многие клиенты Indigo) используем Trello. Также можно рассмотреть следующие варианты:

• Битрикс24. Отлично подходит для сложных проектов. Функционал «софтины» выходит далеко за возможности системы управления проектами.
• Asana. Очень удобная система, которая подходит для проектов, требующих серьезной детализации. Легко осваивается. Некоторые характеризуют ее как созданную «для ленивых, но ценящих порядок».
• iDone This. Это не совсем система управления проектами, а скорее вспомогательный инструмент. Он позволяет организовать ежедневную отправку членам удаленной команда сообщений с просьбой описать, что они сделали за сегодня (ответы потом систематизируются). Эффективен для оценки эффективности сотрудников.

Также есть смысл рассмотреть такие инструменты и сервисы, как Onesoft Connect, Process Street, Gantter, PTYSH.

VCS-системы и другие инструменты для работы с кодами

При работе с программистами вам будут полезны следующие инструменты:

• BitBucket. Бесплатен, если количество пользователей не превышает 5 человек. Главная особенность — возможность создавать приватные репозитории кода в неограниченном количестве.
• GitHub. Удобный в использовании инструмент управления версиями, с системой отслеживания ошибок. Возможность создания приватных репозиториев есть только в платной версии.
• Coud9. Позволяет одновременно кодить в облаке нескольким программистам для одного проекта. Дает возможность отвязаться от рабочего места и работать с кодом там, где специалисту будет удобнее.
• Hackpad. Неплохой инструмент для создания общедоступных документов с кодом. Подходит также для работы с текстами.

Общение, работа с документами и другие задачи

Если вам нужен корпоративный мессенджер для общения и планерок с интеграцией с более чем со 100 популярными специализированными сервисами, стоит рассмотреть Slack. Конечно же, не стоит забывать про Skype, Telegram и прочие мессенджеры.

Для работы с документами, конечно же, отличным вариантом будет Google Docs. Он позволит избавиться от взаимных пересылок доков, которые могут теряться и т. д. Здесь же вся история изменений — как на ладони. Также полезными будут:

• World Cloсk для (устройств от Apple) и Figure it Out. Позволяют отслеживать мировое время и знать, какое время суток сейчас в локации каждого из ваших удаленных сотрудников.
• Google Sites. Отличный вариант для хранения внутренних корпоративных документов. Здесь можно разместить должностные инструкции и другие доки. Имея ссылку на них, каждый новый или действующий сотрудник может открыть и изучить нужный.
• ProdPad для сбора идей по проекту.
• Meldium. Позволяет давать удаленным сотрудникам доступ к «запароленным» документам, аккаунтам и пр. , не сообщая реального пароля.

Конечно, на всех этих сервисах и программах свет клином не сошелся. Если вам ничего из перечисленного не подойдет, всегда можно найти альтернативу. Удачи в работе с удаленной командой, и пусть она будет продуктивной. А если остались вопросы о работе или подбору удаленной команды - с радостью поделимся опытом.

Автор: Денис Малов