Как рекрутеры ATS выбирали

В ЭТОЙ СТАТЬЕ ВЫ УЗНАЕТЕ:

• что понятно даже ежу об автоматизации рекрутингового процесса
• парочку дельных советов по выбору ATS
• какое решение нашли мы в Indigo и почему

ПРЕДЫСТОРИЯ

Когда в 2009 году в рамках нашего стартапа Recruforcece я рассказывала рунету про ATS (applicant tracking system, система управления рекрутинговым процессом), SaaS (software as a service) и прелести работы в облаке, то часто слышала в ответ, что экселька рулит. А мы, коварные, хотим похитить чужие базы данных резюме, нажитые непосильным трудом.

С тех пор прошло 6 лет, и сейчас даже ежу джуниор рекрутеру понятно, что без автоматизации никуда. Я считаю, что правильная ATS должна быть на порядок умнее нас, рекрутеров. Не просто реализовывать очевидный функционал, а задавать стандарты и предугадывать тенденции развития отрасли.

К сожалению, мы не нашли ни одной идеальной системы, которая реализовала бы одинаково уверенно следующие задачи:

• Простой трекинг кандидатов (тут все системы более-менее равны на уровне функционала)
• Умный поиск (зашитый поисковый локатор аля Talentbin или AmazingHiring)
• Удобные инструменты планирования и управления проектами
• Менеджер контактов. Пока лучше простенького https://rapportive.com/ ничего не нашла. А вы?
• Геймификация. Неужели разработчики думают, что рекрутеры — серьезные девчата, и нам не до ачивок?!
• Полноценное мобильное приложение
• Наглядная аналитика и статистика
• Возбуждающий UI/UX. Мы же девочки, и любим красивые софтинушки
• Локализация под географию работы ( monster.com — крутой ресурс по поиску работы, но мы в основном работаем с work.ua)
• Возможность делать рассылки вакансий по базе 1м кликом

КАКИЕ ATS МЫ СМОТРЕЛИ

На рынке можно найти 4 категории ATS:

Ничего лишнего.

Симпатично, но примитивно — SmartRecruiters. По сути, это не ATS, а решение для постинга на американских джобсайтах и в соцсетях. Нет функции загрузки нескольких или архива резюме, да и часто выдает ошибки.
Еще нам понравился Recruiterbox. Красивый инструмент, наглядная панель. Но нет выгрузки резюме из почты, тяжело распознает кириллицу.

Умно, ближе к заумно, и дорого.

Например, Taleo или Bullhorn. Отдельно хочу выделить Bullhorn. Это продуманное решение позволяет рекрутеру отказаться от почты, календаря, доски визуализации и статистики в экселе. Если бы не цена, перегруженность функционала и дизайн, то мне бы все понравилось.

Зародыши потенциала.

Вроде двигаются в правильном направлении, но не успели реализовать даже must have фичи: Hello Talent, Recruitee. Резюме часто загружаются коряво, при этом не принимаются архивы. Нет интеграций с соцсетями, а в Recruitee — даже воронки рекрутинга. Зато дизайн интерфейса — на 5+! А еще есть необычные фичи, например геймификация в Hello Talent. Обе системы на рынке всего лишь меньше года, и уверена, у них все еще впереди.

Не для всех

Только для компаний, но не для рекрутинговых агентств, как Jobvite.

Советы:

Чтобы вы не повторяли наших ошибок, ниже — парочка советов, на что обратить внимание при выборе ATS.

Разработайте четкий список критериев для оценки ATSи проранжируйте по приоритетности

В формировании критериев нам помогли 3 вопроса рекрутерам:

1. какие 5 вещей мешают больше всего в текущей ATS
2. какие 5 фич вам жизненно необходимы для работы в ATS
3. пофантазируйте, какие 5 фич существенно помогут вам в работе

Из ответов сделали гуглдок таблицу и туда вносили ответы.

Выделите достаточно времени

Поиск и тестирование ATS — это много времени. Чтобы вы понимали мои затраты времени:

• 10 минут — чтение отзывов в сети
• 30 минут — проверка рекомендаций коллег
• 10-20 минут — предварительный просмотр
• 40-60 минут — просмотр демки и вопросы разработчикам
• 15-60 минут — личное тестирование

То есть на проверку одной системы вполне могло уйти до 3х часов. Поймите, что через все неудобства, которые вы пропустили на старте, команда рекрутеров будет спотыкаться каждый день.

Подключите команду на этапе финального решения и замотивируйте на новую ATS 

Чтобы потом команда не сказала, что “не бачили очi шо купляли”.

Не опирайтесь на чужие (даже мой) обзоры ATS 

Это или рекламные материалы, или их пишут по свежим следам на этапе выбора системы, без глубокого погружения. Эффективней проверять рекомендации уже существующих клиентов, когда народ поработал минимум пару месяцев. Узнайте у коллег, кто работает с данной ATS, или попросите контакты у разработчиков. И эти рекомендации работают очень мощно: почему-то системы с наиболее довольными клиентами не попадают в топ-20 в гугл поиске.

И отдельное спасибо Алисе Корн и Максиму Иванову за дельные советы.

Как бывший создатель ATS, советую проверять финансовую стабильность компании:

• Год создания,
• Количество и имена существующих клиентов,
• Количество платных пользователей,
• Количество разработчиков на проекте (это команда, или проект пилит после работы один из ко-фаундеров?),
• Окупается ли проект или все еще на инвесторских деньгах.

Согласитесь, будет больно перенести всю базу в новую систему, а через полгода ребята заморозят разработку.

Проверять язык системы: если комментарии по кандидатам ведутся на русском, то система должна распознавать кириллицу

НАШ ВЫБОР

А теперь внимание… Барабанная дробь!!!

После тестирования 24 решений, какую же ATS выбрали Индиго??? Это… Cleverstaff Начну с минусов и зон развития системы:

• Нет мобильного приложения
• Никакой геймификации. Не быть мне мэром по заведенным в базу джавистам?
• Не реализовано удобное управление проектами и удобного планировщика (есть только интеграция с Google календарем и стикеры-напоминалки на главной странице)
• Интерфейс явно не в Apple стиле, как мы любим
• Нет автоматических e-mail рассылок вакансий
• В течение 3х месяцев обещают сделать ограниченный доступ пользователей. Это важная фича при привлечении фрилансер-рекрутеров в проект или ведении деликатных вакансий, которые не должны светиться на всю команду.

Почему все-таки выбрали Cleverstaff:

• Патриотизм: если есть возможность поддержать украинских разработчиков, то Индиго это завсегда? Бо шо зроблено в Україні з любов’ю до рекрутеров, то зроблено
• Стабильность: проект вышел на стадию самоокупаемости
• Функционал: интеграция с почтой, LinkedIn и работными сайтами, настраиваемый воркфлоу, воронка рекрутинга, понимание специфики IT рекрутинга. Например, интеграция с djinni и поиск по должности ВКонтакте
• Миграция: организовали нам тотальный переходу из старой ATS даже с комментариям
• Динамика развития: частые обновления системы
• Ну и надежда на то, что ребята из Cleverstaff окажутся умнее рекрутеров и смогут придумать что-то инновационное.

И помните: лучше хорошо управлять самокатом, чем плохо — самолетом. Ведь не так важно, какую именно систему выбрать, важнее — как ей пользоваться. Обновляйте информацию в режиме реального времени, делайте развернутые комментарии по кандидатам, и да прибудут с вами принятые джоб офферы.