Організація роботи відділу продажу у віддаленому форматі

Згодом можливість працювати вдома опанували й фахівці інших областей, у тому числі менеджери з продажу. Організувати віддалений формат роботи непросто, проте багато фірм успішно справляються з цим, вважають фахівці компанії Indigo Tech Recruiters.

Планування – перший етап переходу на віддалену роботу

Бажаєте перевести відділ продажу у віддалений формат, але не знаєте, з чого почати? Займіться плануванням майбутньої роботи. Схема складається з наступних етапів:

Технічна база. Необхідно, щоб співробітники були забезпечені комп'ютером і стабільним інтернетом, телефонним зв'язком, щоб здійснювати дзвінки й отримувати необхідний результат.
Софт. Щоб налагодити роботу, використовуйте CRM, систему планування завдань, месенджер для спілкування, систему Google-документів, віртуальну АТС для запису розмов, календарі, систему візуалізації та збору даних.
Системний підхід до роботи. Керівникові варто чітко сформувати обов'язки кожного члена команди, визначити регламент, налагодити систему комунікації.

Важливо правильно організувати роботу відділу. Усі працівники повинні працювати автономно, але при цьому постійно спілкуватись між собою.

Формування позитивного настрою до віддаленого формату роботи

Співробітники, які звикли до роботи в офісі, відчувають суперечливі емоції через перехід на віддалений формат. Відсутність звичних дій (дорога до роботи, ранкова кава з колегами, спілкування наживо протягом робочого дня) призводять до тривоги та страху. Деякі співробітники навпаки впадають в ейфорію - не потрібно вставати на годину-дві раніше, приводити себе в порядок і витрачати час на те, щоб дістатися офісу в ранковий час пік. Такі емоції призводять до розслаблення та втрати мотивації.

Основне завдання керівника – допомогти співробітникам опанувати новий формат роботи, розвіяти всі сумніви та страхи, правильно організувати трудовий день. При цьому необхідно встановити контроль за роботою працівників, щоб не дати їм розслабитись.

Не всі можуть працювати віддалено – для цього необхідно мати низку особистих якостей, головне з яких – здатність до самоорганізації. Часто до віддаленої роботи залучають фрилансерів, які звикли працювати вдома та знайомі з усіма особливостями віддалення. Вакансії можна знайти на популярних сайтах пошуку роботи, біржах фрилансу або в соціальних мережах.

Організація робочого місця віддаленого співробітника

Чому багато хто побоюється переведення співробітників на віддалену роботу? Відповідь проста: в офісі у кожного працівника є своє місце, оснащене всім необхідним. Такий мінікабінет має бути й вдома. Менеджерам з продажу необхідно:

окрема кімната, щоб ніхто не заважав повноцінному робочому процесу;
сучасний комп'ютер або ноутбук;
доступ до швидкісного інтернету;
телефон, під'єднаний до системи CRM, з якісним зв'язком;
якісна гарнітура – навушники, відеокамера.

Запорука успішної та повноцінної роботи – відсутність шуму та сторонніх, щоб менеджер міг спокійно розмовляти з клієнтами чи начальством.

Інтеграція робочих інструментів CRM-системи

CRM-система – це програма, яка полегшує керування бізнесом. Абревіатура розшифровується як Customer Relationship Management – керування відносинами з клієнтами. З її допомогою набагато легше вибудувати діалог з покупцем та продати йому товар чи послугу. У системі зберігаються усі дані кожного клієнта – історія дзвінків, купівель. За допомогою програми ви можете:

оформити заявку;
написати клієнтові повідомлення в месенджері;
надіслати лист електронною поштою;
поставити завдання, написати план на день, тиждень, місяць;
подивитися динаміку продажів;
сформувати звіт;
прорахувати вартість послуг;
відстежити важливі дати (наприклад, нагадати клієнту про продовження договору).

CRM-система є зручною і для керівника – він може спостерігати, чим зайнятий співробітник, переглянути звіт.

Зазначимо, що використання однієї CRM-системи буває недостатньо, тому варто вдаватися і до інших програм. Наприклад, прослуховувати дзвінки зручніше за допомогою IP-телефонії.

Контроль та облік робочого часу

Координація та контроль – важливий аспект організації процесу віддаленої роботи. Навіть відповідальні співробітники без ефекту присутності керівника можуть розслабитися. Також багатьом необхідна підтримка та зворотний зв'язок протягом дня.

Найкраще діяти за такою схемою:

Організувати ранкову робочу нараду за допомогою відеозв'язку. Вона має бути короткою, але продуктивною.
У середині дня здійснити проміжний контроль, протягом усього часу бути на зв'язку з підлеглими у месенджерах.
Наприкінці робочого дня підбити підсумки.

Раз на тиждень проведіть більш детальну нараду, на якій ви обговорите успіхи та помилки, проаналізуєте результати та складіть плани.

Обов'язково погодьте робочий графік. Якщо ви обираєте стандартний 8-годинний день, для контролю робочого часу доцільно використовувати спеціальну програму, яка показує активність користувача. Проте це необов'язково. Багато віддалених менеджерів з продажу продуктивно працюють у вільному графіку.

Плюси та мінуси віддаленої роботи відділу продажу

У віддаленої роботи є переваги та недоліки. До плюсів відносяться:

економія коштів на оренді приміщення та обладнанні офісу;
можна витрачати більше часу на спілкування з клієнтами та отримувати гарний результат;
є більше можливостей для масштабування бізнесу;
підвищення продуктивності роботи працівників внаслідок самостійного вибору місця праці – відсутність постійного контролю знижує рівень стресу.

Також спостерігаються і мінуси:

немає можливості повноцінно контролювати співробітників;
виникають труднощі з формуванням корпоративної культури;
немає можливості дізнатися підлеглих досить добре;
існують ризики зриву планів та дедлайнів.

При правильній організації робочого процесу недоліки зводяться до мінімальних. Ефективність віддаленої роботи можна оцінити через тиждень-другий після початку.

Ще більше цікавих статей на цю або інші теми можна прочитати в нашому блозі.