Фідбек після відмови претендентові: мінімум незручності й максимум користі

Конструктивний фідбек після співбесіди — це ваш зворотний квиток до кандидата. Сьогодні ви не відповіли, завтра не відпишуть вам. Ненадання фідбеку — це проблема № 1, № 2 — форма, у якій його надають. Розберімося, чому важливий зворотний зв’язок і як його давати.

Навіщо потрібен зворотний зв’язок?

Кожна частина процесу наймання розглядається як внесок у репутацію бренду. Доречний вислів зі світу маркетингу: «Про хороший досвід співпраці розкажуть двом друзям, а про поганий — десятьом». Це ж правило спрацьовує і щодо кандидатів. Тобто позитивні відносини з кандидатами — допомога в просуванні бренду роботодавця. А позитивних відносин не буде, якщо ви забуваєте про кандидата й не повертаєтеся до нього зі зворотним зв’язком. 

Турбота про кандидатів — пріоритет кожного рекрутера. Некоректна поведінка й ненадання зворотного зв’язку за результатами співбесіди призводять до негативних відгуків. Також важливо пам’ятати про таймінг: з фідбеком щодо співбесіди не варто затягувати на місяць, тоді як рішення стосовно кандидата ухвалили вже за кілька днів після спілкування. Багатоступенева структура інтерв’ю потребує часу, тож подбайте про відповіді кандидатам, що не пройшли, на кожному з етапів. Оптимальний час відповіді — один тиждень.

Якщо кандидат знайшов час прийти на співбесіду, він заслуговує на аргументовану відмову. Лист-відмова в прийнятті на роботу демонструє, що ви поважаєте кандидата. Особливо це стосується відмов після кількох етапів співбесіди. Підготуйте розгорнену відповідь, доповнену конкретикою. Людям важливо знати, у чому їхні сильні сторони і які прогалини в навичках і досвіді стали їм на заваді.

Як правильно давати фідбек?

Говоріть чесно, але не грубо — не забувайте про тактовність. Зрештою, ви руйнуєте певні надії і, можливо, мрії людини. Робіть це з повагою й доброзичливістю.

Уникайте загальних коментарів на кшталт: «У вас чудові навички комунікації, але ми не бачимо вас нашим колегою». Постарайтеся додати позитивних моментів, які сподобалися в кандидатові, і вказати, де треба допрацювати, щоб підвищити ймовірність найняття на аналогічну посаду. Правильний фідбек спонукатиме кандидата вдосконалювати навички й досвід.

Глибина фідбеку безпосередньо залежить від того, на якому етапі співбесіди було вирішено відмовити кандидатові. Наприклад, якщо вже виконано тестове завдання, важливо дати розгорнену відповідь, адже людина витратила свій час.

Зворотний зв’язок з кандидатом має бути правдивим. Якщо говорите, що фахівець годиться для інших ролей або вписується в культуру компанії, переконайтеся, що ви справді так вважаєте. Кандидати сприймуть це як форму заохочення й далі подаватимуть заявки в майбутньому. Тож не давайте хибної надії, якщо не збираєтеся розглядати кандидатуру.

Закінчуйте листи з відмовою на позитивній ноті та бажайте людині успіхів. Переконайтеся, що подякували кандидатові за час, витрачений на процес подавання заявки та співбесіду. Надавайте можливість зв’язатися з вами для отримання докладної інформації.

Ви також можете як дати зворотний зв’язок після співбесіди, так і запросити відгук про інтерв’ю та спитати думки про компанію в самого кандидата. Отримані дані використовуйте для поліпшення процесу наймання.

Кілька практичних порад

Іноді рекрутери не знають, як давати негативний зворотний зв’язок, побоюючись, що він образить кандидата. Пов’яжіть відгук безпосередньо з описом посади й аналізом вакансії.

Поясніть одним лаконічним реченням або абзацом, чому ви відмовляєте кандидатові, наприклад: «На позицію Product Marketing Manager ми вирішили вибрати фахівця, що має більше практичного досвіду щодо запуску performance-кампаній». Це дасть уявлення про сфери, над якими треба працювати, без участі в тривалих обговореннях.

Якщо тестове завдання було частиною співбесіди, дайте фідбек і щодо цього питання. Приміром, якщо треба було написати приклад листів, розкажіть кандидатові, які місця викликали сумніви й запитання. Це важливо, навіть якщо йдеться про граматичні й орфографічні помилки. Навички надання зворотного зв’язку становлять основу комунікації з кандидатом і впливають на його уявлення про компанію.

And the last, but not least. Перш ніж вирішите повернутися до кандидата зі зворотним зв’язком, переконайтеся, що маєте налагоджену систему для звернення. Співбесіда має бути стандартизована, щоб ставити ті ж самі запитання кожному кандидатові; а після інтерв’ю складати докладний відгук. Це дасть змогу дотримуватися фактів і бути впевненим, що ідеї, які ви транслюєте, відповідають кваліфікації та вимогам посади. У цьому допоможе структуроване інтерв’ю.

Зворотний зв’язок від роботодавця в узгодженому форматі полегшує завдання. Крім того, ведення докладних записів про те, чому кандидати прийняті на роботу або що стало причиною відмови, гарантує мінімізацію незручних ситуацій.

Правила надання зворотного зв’язку універсальні для всіх сфер і рівнів бізнесу. Повага до кандидатів також транслює ставлення до партнерів і клієнтів, створюючи бренд і репутацію.