Чи ласкаво просимо: чек-лист для «правильної» адаптації новачків

Знайти IT-талант – це вже завдання із зірочкою, але рано зітхати з полегшенням. Як допомогти людині пройти тернистий шлях ньюкамера, якнайшвидше влитися в команду і вийти на потрібний рівень продуктивності? Рекрутингове агентство Indigo підготувало зручний чек-лист, який підходить для двох форматів роботи: в офісі та на ремоуті.

Підготовка

Отже, джоб-оффер підписано. Як не дати новачкові пошкодувати про це вже першого дня? Підготуватися та гідно його зустріти:

• Погодити дату виходу в офіс (або початку роботи на віддаленні)
• Поінформувати проджект-менеджера, тимліда, команду, коли чекати новачка (нагадати за день до виходу)
• Обговорити, яка техніка та програмне забезпечення необхідні фахівцеві
• Купити, взяти в оренду, знайти на складі (або доставити ньюкамеру додому) потрібну техніку та встановити (оплатити) ПЗ
• Підготувати робоче місце (меблі, техніка, канцтовари, велкам-пак)
• Запросити у відповідальних людей потрібні облікові записи, паролі та іншу інформацію
• Запросити у новачка документи для оформлення кадрового супроводу.

Бонусні ідеї:

• Можна заздалегідь попросити людину заповнити анкету, розповісти про себе та свої захоплення, і у велкам-бокс включити щось особисте, пов'язане, наприклад, з хобі 
• Всією командою ще до виходу на роботу знайти й додати нового колегу в соцмережах (вірний знак, що зустріч буде теплою)
• Зробити велкам-гіфку, де команда бурхливо святкує згоду новачка 
• Зняти відео, де СЕО персонально вітає ньюкамера 
• Підготувати та заздалегідь відправити новачкові короткі «досьє» на його керівника, наставника, колег 

Перший день 

Співробітник уперше переступив поріг офісу (включив удома комп'ютер) як повноцінний член команди. Як зробити цей досвід позитивним, адже двічі перше враження не справиш?

• Супроводити до відділу кадрів (віддалено підписати документи) 
• Провести вступний інструктаж (техніка безпеки в офісі, графік, правила взаємодії в команді)
• Видати перепустку, ключі, корпоративні облікові записи, паролі, налаштувати підписи 
• Надіслати велкам-лист з ключовою інформацією (контакти, люди)
• Провести екскурсію по офісу (у разі ремоуту – віртуальну)
• Ознайомитись із командою (у відеоформаті, якщо мова про видалення)
• Представити новачка всьому офісу листом (або в найближчому корпоративному дайджесті) – можна додати фото та базову інформацію про людину (досвід, роль у команді, трохи про особисте, що комфортно)
• Вручити велкам-бокс (або відправити його кур'єром тим, хто працює вдома)
• Додати новачка в потрібні йому групи, чати, розсилки
• Обговорення з керівником та постановка завдань на випробувальний термін (зрозумілих, здійсненних, з вимірними показниками, краще – письмово)
• Провести велкам-тренінг (коротко розповісти про історію, структуру, проєкти, керівників, цілі, культуру компанії)

Бонусні ідеї:

• Деякі команди класичний велкам-тренінг замінюють нестандартними форматами – наприклад, пропонують пройти квест офісом, робочими місцями колег або відгадати загадки, відповідями до яких будуть цікаві факти про компанію
• Знайомити команду з новачком можна також не зовсім звичайно – наприклад, серед фактів про нього «сховати» хибний, і залучити команду, запропонувавши знайти «підставу» 
• Можна видати колезі вітальний плакат із підписами всієї команди 
• Відмінна практика – спільний неформальний ланч із новою командою прямо в офісі (або онлайн)
• Якщо у вашої команди є улюблені слівця, зрозумілі тільки вам – поділіться сакральним знанням з новачком, нехай він також відчує себе частиною спільноти.

Перший тиждень 

Перші кроки пройдені, і важливо зрозуміти – наскільки успішно. Через тиждень після виходу людини в офіс супроводжуючому (керівнику, HR-у, менеджеру з адаптації) варто поспілкуватися з ним у форматі one-to-one.

Що обговорити:

• Загальне враження, настрій новачка
• Що відповідає початковим очікуванням, а що – ні
• Як складаються відносини з менеджером, командою, іншими напрямками, клієнтами
• Виходить успішно виконувати завдання 
• Вистачає інформації, техніки, ПЗ та інших ресурсів 
• Які складнощі виникали, чому і хто допоможе їх вирішити 
• Яка ще підтримка необхідна 

Перший місяць (півтора)

Чотири-шість тижнів – важлива проміжна точка контролю, де ще можна скоригувати перебіг подій, навіть якщо щось пішло не так. Є сенс провести ще одну one-to-one зустріч. Питання – ті ж, що й наприкінці першого тижня, але висновків у обох сторін уже більше, а тому обговорення буде предметнішим і тривалішим. Вже є перші результати, можливі конфлікти, невиконані завдання… Якщо новачок, керівник, команда поділяться чесним фідбеком і знайдуть спосіб розв'язання розбіжностей, можна «вирівняти» ситуацію. Фідбек, домовленості, якщо потрібно – скориговані завдання на випробувальний термін важливо зафіксувати письмово.

Три місяці

Часто саме такий термін встановлюється як випробувальний, і настає час ухвалити рішення: людина залишається в команді чи краще розпрощатися? Якщо фідбек від керівників, команди, клієнтів говорить про те, що все зрослося – залишається лише кілька приємних турбот:

• Повідомити співробітника про проходження випробувального терміну (часто – разом з фідбеком про його роботу)
• Провести черговий one-to-one
• Привітати з проходженням випробувального терміну в чаті, дайджесті, особисто при команді в офісі (запропонувати колегам приєднатися – у гіфках та велкам-відео, якщо працюєте онлайн)
• Подарувати символ причетності до команди (футболка з логотипом, чашка тощо)
• Перепідписати документи (якщо потрібно)
• Запросити фідбек самого співробітника – як він запропонував би покращити процес адаптації на майбутнє?

Бонусні ідеї:

• У деяких компаніях для тих, хто офіційно став частиною колективу, є особливі атрибути – наприклад, командний паспорт, прописка в офісі
• Вечірка у будь-якому форматі (від коктейль-паті до змагання з підтягування) – теж чудова ідея, головне – провести її на честь новачка та його успішної інтеграції.

Перший + рік

Приємний ностальгійний «післясмак» випробувального терміну – якщо щороку (з моменту першого дня або офіційного проходження) команда згадує про цю подію. І вітає колегу святковою цифрою – наприклад, у вигляді кульки чи улюбленого тістечка.