Не хватаюсь за срочное. Не тушу то, что горит

Я тут чето разошлась и работала несколько выходных подряд. И чем выше темп, тем больше мне хотелось, чтобы каждый замечал, какая я молодец. Типа “смотрите! Я тут работаю в воскресенье!”.

Но если разобраться, пацаны: то, что я впрягаюсь на выходных - это вопрос моего личного ресурса и умения нормально распределить процессы во времени. Почему я не успеваю в рабочие дни? Где даю маху с планами на неделю? Если так много срочных задач - почему все время горит? Это мой про*б, или где-то сбой в процессах?

В общем, сегодня на дне ванной, я внезапно обнаружила истину: больше не работаю по выходным. И не беру всяких СРОЧНЫХ задач. Исключение:

мне в кайф. Появляется мысль, которую хочется забомбить и нет сил ждать.
форс-мажоры, которые требуют немедленного участия.

Боженька создал нас по вдохновению, а не по дедлайну (с). Выходные придумали для того, чтобы отвлечься, подумать о жизни, выпить винишка. Попинать, наконец. Я сильно люблю проекты, с которыми работаю. И я хочу быть полезной. А чтобы быть полезной - нужно быть в ресурсе, трезвом уме и добром здравии.

Если напрягаюсь по задачам в выходные - с понедельника я безвольная тряпка. На неделе я обычно выстраиваю план по списочку. И если врывается запрос: "бросай все asap, горим!” - я не ведусь. Вместо этого домахиваю коллегу вопросами (да, это сильно раздражает): почему горим? На что влияет? Потерпит ли?

И как правило, выясняется, что терпит до завтра. И до послезавтра. И до конца недели тоже терпит. Прикиньте - для самых срочных дел есть решения, которые не требуют ломать план. А вообще меня, конечно, удивляет тенденция тушить пожары. Почему задачи на вчера мы решаем сегодня? Ведь о том, что горит сегодня наверняка знали еще позавчера.

Часто, когда вас просят все бросить и быстренько решить вопрос, кто-то просто про*бал сроки и дал маху с тайм менеджментом - “A pseudo-emergency is one that is an emergency only because you have not done it earlier”(с).

Тут важно:

проверить, все ли ок с коммуникацией - почему горит? как сделать, чтобы не горело?
держать границы. Просить заведомо предупреждать возгорания: хотя бы за день, чтобы без боли внести задачу в план.
если совсем не терпит - договориться, вместо какой таски взять в оборот сегодняшний пожар. Тогда появляется время решить вопрос в нормальном ритме.

Если все время бросать задачи по плану ради задач "на вчера" - так и будешь тушить пожары и, в итоге, ни хрена не успевать.

Что делать?

Проследить: на что же, блин, я трачу время в течение дня? Ответы в мессенджере/просмотр ленты/бросаюсь от задачи к задаче, не закончив начатое? Нужное подчеркнуть и удалить.
Нет срочных задач. Есть важные и не очень. Разобраться и расставить приоритеты. И да, если терпит - смело переносить на завтра. Спешка = потеря качества. А завтра будет свежее голова и план на новый день.
Не добавлять новые дела в текущий список на день. Распределять их в план на неделю.
По поводу задач в выходные: спросить у коллеги, нормально ли ему вообще получать рабочие приветы. Если вам не ок - просите напомнить в начале недели. Если вопрос важный - сразу вносите в план на неделю.
Если задача терпит, лучше писать на почту, а не в мессенджер. Это просто хороший тон деловой переписки.
Жизнь, в принципе непредсказуема. Иногда бывают срочные задачи, которые нужно тушить.
Но присмотритесь к процессам. Если каждый раз ”на вчера” - дело может быть не в неожиданных тасках. Где-то может давать сбой коммуникация.
Письма ASAP. Если отдаете в работу задачу “на вчера” - позаботьтесь немножечко об исполнителе. Сходу давайте все подробности: нужные ссылки, дедлайны, чтобы человек мог безболезненно планировать и включиться в работу.
Если вы, как и я, работаете с буквами и текстами - оставляйте время, чтобы вычитать и перепрочесть на свежую голову. Потом не приходится тратить время на переделки.
Фоллоу-апить людей. Если кто-то отвечает за определенный этап в процессах - лучше время от времени слать нежные пинги, чтобы потом ничего не пригорело.
Любые принципы хороши в меру - не перегибайте. Если видите, что срочная задача - это вопрос жизни и смерти для бизнеса/взаимоотношений с клиентом/новых возможностей - просто подключитесь и сделайте.

Само собой, я иногда пинаю, прокрастинирую, стрессую. Потом наваливается гора задач и паника. В таких случаях я аккуратненько раскладываю таски по стопкам - что срочное, а что терпит. Одного полноценного рабочего дня в зашкварном ритме хватает, чтобы разобраться и вернуть себе спокойствие. И согласитесь, чуваки - личные границы, особенно, если это вопрос ресурса и качественно выполненной работы, нужно ставить в приоритет. Ведь важна не медалька за выдержку, а способность приносить пользу и свежие идеи. Кстати, да - этот мыслеряд зафиксирован в вечер воскресенья:)

Добра, крепких границ, продуктивности. Берегите себя.

Автор: Злоя Борщ, рекрутинговое IT-агентство Indigo.