Рекомендаційний лист: структура, правила написання, приклади

Twitter
Linkedin
Facebook
Telegram

Рекомендаційний лист знадобиться під час працевлаштування, подавання заявки на стажування у відому компанію і для трудової імміграції. З’ясовуємо, як написати рекомендаційного листа, якщо ви претендуєте на посаду рівня Junior або Senior.

Team Professions Development Management Trends Coaching

Часто люди не можуть потрапити на омріяну посаду через брак досвіду або кейсів. Куди прикріше, якщо і досвід, і кейси є, але відгукнутися на вакансію лячно, бо ви не знаєте, як дістати «цього незрозумілого листа» — reference letter. Він засвідчує досвід роботи, soft і hard skills людини. Рекомендаційний лист знадобиться під час працевлаштування, подавання заявки на стажування у відому компанію і для трудової імміграції.

З’ясовуємо, як написати рекомендаційного листа, якщо ви претендуєте на посаду рівня Junior або Senior.

Що таке рекомендаційний лист

Рекомендаційний лист — відгук про кваліфікацію особи з попереднього місця роботи. У рекомендаційному листі вказують якості кандидата, які будуть важливі в новій компанії. Особисті досягнення підкріплюються кейсами.

У Європі та США рекомендації вже давно є частиною ділового етикету. Рекомендаційного листа працівникові пишуть люди, що можуть підтвердити вашу компетентність:

  • в університеті: декан, куратори, науковий керівник, завідувачі кафедр, керівники конференцій і семінарів, в організації яких ви брали участь;
  • на попередньому місці роботи: керівник, топменеджер, представник HR-відділу та особи, що можуть підтвердити ваші професійні компетенції і особисті якості, зокрема психологічні.

Важливо: особа не має бути в родинних стосунках з рекомендувачем. Це рекомендація кар’єрних центрів, наприклад Центру кар’єри при Стоктонському університеті в Нью-Джерсі. Найліпше запитувати рекомендації в колег, що обіймають керівні посади, тісно співпрацювали з вами й знають вас доволі довго, щоб докладно розкрити професійні навички та особисті якості. За даними досліджень кар’єрних сайтів:

  • 39% претендентів уважають, що рекомендації підвищують їхні шанси на працевлаштування;
  • 9% упевнені, що рекомендаційний лист може додати кандидатові переваг перед іншими претендентами.

Рекомендації від роботодавця здебільшого відправляють за запитом — достатньо вказати в резюме або супровідному листі, що у вас є рекомендаційні листи від певної компанії. Якщо таких листів немає, вкажіть контакти особи, що готова бодай на усний фідбек. Це допоможе HR-generalist чи рекрутерові зробити правильний вибір, наймаючи фахівця, особливо в умовах високої конкуренції.

Кому потрібен зразок рекомендаційного листа

Рекомендації — це додатковий бонус під час працевлаштування. Вони допомагають справити позитивне враження на роботодавця і примножують шанси на працевлаштування у провідній компанії з високою зарплатою. Рекомендаційний лист стане в пригоді студентові, якщо той подає заявку на стажування у великій компанії або їде по досвід за кордон. Дізнайтеся, чи належите ви до категорії осіб, яким потрібна рекомендація від роботодавця. Зразок листа шукайте в статті нижче.

Позитивний відгук про вашу роботу від минулого роботодавця дуже важливий Позитивний відгук про вашу роботу від минулого роботодавця дуже важливий

Для студентів без досвіду

Рекомендації неабияк важливі для студентів, бо члени приймальних комісій дістають інформацію, якої не дізнатися з оцінок і результатів іспитів. Ви також можете подати заявку на стажування в провідній компанії, не маючи досвіду в цій сфері діяльності. У такому разі працівники орієнтуватимуться на особисті якості й soft-скіли кандидата.

Для вакансій, де рекомендації — обов’язкова умова

Для працевлаштування в більшість компаній досить буде надіслати резюме, супровідного листа і пройти співбесіду. Однак деякі організації розглядають лише тих кандидатів, які надали письмові рекомендації або можуть поділитися контактами рекомендувачів.

Для візи або міграції

Рекомендаційний лист запитують, коли треба підтвердити досвід для участі в міграційній програмі або для отримання робочої візи. У такому разі до нього дещо більше вимог: до зразка рекомендаційного листа працівникові, його змісту й опису обов’язків людини в попередній компанії.

Для співпраці з клієнтом з іншої країни

Якщо ви шукаєте іноземного замовника на Upwork і плануєте співпрацювати на ремоуті, орієнтуйтеся на запити конкретного клієнта. Комусь буде достатньо резюме й портфоліо, а для когось рекомендації є обов’язковою вимогою.

Як написати рекомендаційного листа працівникові в такому разі? Складати документ у довільній формі. Зверніться з проханням написати листа до свого попереднього керівника, ейчара або замовника. Якщо CV і супровідний лист недостатньо переконливі, позитивна рекомендація допоможе вирізнитися на тлі решти кандидатів.

Роль рекомендаційного листа під час розгляду претендента на вакансію

Шукаючи роботу, треба брати до уваги багато аспектів. Спершу визначитися, в якій сфері ви хочете працювати й на яку посаду претендуєте. Далі скласти резюме для бажаної позиції. З огляду на вакансію написати супровідний лист і підготуватися до співбесіди. І нарешті, вивчити, як пишуть рекомендаційного листа — запитати його в ейчара або керівника з попередньої компанії.

Під час вступу на бакалаврат або магістратуру 99% університетів за кордоном вимагають два рекомендаційні листи, а на програму PhD — три. Рекомендаційний лист для компанії можуть запитувати під час наймання на певну позицію або у провідну компанію.

За даними компанії Future Workplace і кар’єрної мережі Beyond, 71% ейчарів вважають рекомендації найліпшим ресурсом для пошуку кандидатів. Найчастіше запитують рекомендаційний лист до резюме у США і Великій Британії. За даними звіту американського розробника рекрутингових систем iCIMS, 60% роботодавців упевнені, що рекомендації допомагають вибрати найвідповідніших кандидатів.

Уміння складати правильні рекомендаційні листи дуже важливе Уміння складати правильні рекомендаційні листи дуже важливе

Формати рекомендаційних листів

Рекомендації можуть бути усними та письмовими. Щодо усної рекомендації пошукач заздалегідь домовляється з керівником і передає його контакти рекрутерові. Письмову рекомендацію оформляють за прикладом рекомендаційного листа від роботодавця.

З усних рекомендацій роботодавець може отримати неповну або й спотворену інформацію про кандидата, а якщо і сам рекомендувач не має достатньої інформації — і поготів. Окрім того, в попередній компанії могли відбутися кадрові перестави й телефони колишніх наймачів могли змінитися.

Для рекомендацій на роботу потрібен зразок. Лист треба оформляти, дотримуючись певної структури й офіційного стилю. Оптимальний обсяг рекомендації — 300—400 слів. Лист не має повторювати резюме. Очевидно, але ми повторимо: обов’язково треба перевірити рекомендації на наявність граматичних, пунктуаційних і стилістичних помилок. Якщо складаєте лист англійською, перевірте його перед відправленням у спеціалізованих сервісах. Наприклад, у fluent.express текст перевіряють носії мови. А Grammarly з допомогою алгоритмів штучного інтелекту аналізує орфографію, граматику, пунктуацію і читаність.

Для перевірки форми рекомендаційного листа і його вмісту російською мовою можна використовувати сервіси Text.ru, «Главред», Istio і «Типограф» студії Артемія Лебедєва. Найліпші, на думку INDIGO Tech Recruiters, «Главред» і «Типограф». Перший сервіс допоможе позбутися канцеляризмів, штампів, загальних фраз, стоп-слів, «води» і недоречних узагальнень. Другий перевірить орфографію, виправить лапки й неправильні тире.

Структура рекомендаційного листа й поради рекомендувачеві

Рекомендаційний лист і приклади мають відповідати нормам ділового листування і містити такі пункти:

  • назву документа і заголовок;
  • особисті дані роботодавця з попередньої компанії, де ви працювали;
  • основний текст з описом обов’язків, досягнень і soft skills працівника;
  • контакти рекомендувача;
  • підпис автора рекомендації;
  • печатку компанії або керівника (на бажання);
  • дату складання документа.

Рекомендаційний лист має містити таку інформацію: посада кандидата на попередньому місці роботи, період роботи, його обов’язки та досягнення. Уникайте слів на кшталт «відповідальний», «ініціативний», «самостійний». Доречніше замінити їх фактами: «За 5 років роботи в компанії працівник не припустився жодної серйозної помилки».

Рекомендодавцю треба докладно описати професійні навички кандидата. Окремо згадати особисті якості й софт-скіли, як-от: взаємодія з іншими учасниками команди, відповідальність, лояльність, привітність тощо.

Досягнення та навички треба підтверджувати фактами. Скажімо, якщо в листі йдеться про ентузіазм і креативність, рекомендувач має навести ініціативи або заходи, які пропонував запровадити працівник.

 Погано ▶️ Олександр добре керує проєктами.

✔️ Добре ▶️ Знання методології Agile допомогло Олександрові збільшити число вчасно завершених проєктів на 27%.

Важливо оцінити відповідність рекомендованого посаді, на яку він претендує. У делікатній формі вказати причину звільнення працівника. Головне правило — причина має бути нейтральною або позитивною. Скажімо, переїзд, перспективи зростання в новій компанії або медичні причини.

Авторові рекомендації треба повідомити про готовність контактувати телефоном або через імейл, якщо раптом з’являться додаткові запитання про кандидата. Наприкінці вкажіть номер телефону, пошту та інші канали зв’язку, якими активно користуєтеся.

Що ще має бути в рекомендаційному листі

Під час написання рекомендаційного листа й пошуку зразка для правильної структури важливо розкрити такі пункти.

  1. Чи добре ви знаєте рекомендованого?
  2. Чи має кандидат незвичайні навички, талант і лідерськими якості?
  3. Що мотивує цю людину?
  4. Як він взаємодіє з іншими працівниками? З керівниками?
  5. Опишіть його комунікаційні навички.
  6. Чи зазнавав кандидат провалів? До яких дій вдавався, щоб виправити ситуацію?
  7. Як поводиться у стресових ситуаціях?

Відповідям на ці запитання в рекомендаційних листах варто приділити особливу увагу. Ця характеристика допоможе наступному роботодавцеві зрозуміти особистість кандидата і чому саме його варто вибрати з-поміж інших.

Як написати рекомендацію на працівника: додаткові поради

Уживайте ввічливе привітання: «Шановний + Ім’я (Шановна Олено)!». Навіть якщо ви не знаєте імені роботодавця, намагайтеся звертатися до одержувача безпосередньо, щоб лист був якомога персоналізованішим.

Попередній керівник або HR-менеджер має вказати в рекомендації свою нинішню позицію в компанії. Наприклад: «Мене звуть Анастасія Прізвище, я вже чотири роки я керівник підрозділу A в компанії B». Треба описати стосунки з рекомендованою особою: в якому статусі рекомендувач її знає, як давно знайомий.

Професійних досягнень кандидата буде недосить, тому важливо приділити увагу й особистим якостям. Укажіть дві-три позитивні риси кандидата, релевантних для посади, на яку він подає CV. Використовуйте шрифт Arial, Calibri або Times New Roman зручного для прочитання розміру. А для того, щоб роботодавець мав більше довіри, рекомендаційні листи оформляють на фірмових бланках.

Правильно складений рекомендаційний лист покаже у вигідному світлі як кандидата, так і колишнього роботодавця Правильно складений рекомендаційний лист покаже у вигідному світлі як кандидата, так і колишнього роботодавця

Приклади рекомендаційних листів

Ділимося зразком рекомендаційного листа, що підійде під час працевлаштовування на позицію рівня від Junior до Senior.

Шановний/-а [ім’я одержувача]!

Я рада рекомендувати [ім’я] на посаду менеджера проєктів [назва компанії]. Як HR-менеджер [назва компанії] я співпрацювала з [ім’я] упродовж останніх трьох років і можу гарантувати його кваліфікацію та позитивні особисті якості.

[Ім’я] почав стажуватися в компанії після університету і вже з перших днів приємно вразив своєю ініціативністю, що виходила за межі його основних обов’язків.[Ім’я] навчався в США і знає англійську мову на рівні Advanced (C1). Швидко ухвалює рішення й одразу береться до роботи. У портфоліо [ім’я] понад 20 успішно зреалізованих проєктів, а також глибокі знання методологій Agile, Scrum і KANBAN.

Спеціаліст ефективно комунікує з командою та успішно керує конфліктами. Завдяки вмінню прогнозувати зміни й адаптації в умовах VUCA прискорив завершення проєктів [назва компанії] у період пандемії 2020 року в 1,5 раза.

[Ім’я] з тих фахівців, які пам’ятають дні народження і планують свята. Він вправний командний гравець, був наставником студента під час стажування в компанії.
Я впевнена, що [ім’я] готовий взяти на себе обов’язки під час роботи в [назва компанії]. З усіх дотичних запитань можете звертатися до мене. Контактні дані докладаю нижче.

Зі щирою повагою
[Ім’я рекомендувача]
[Підпис]
[Дата]
[Контактна інформація]

Нині небагато кандидатів виходять на ринок праці з письмовими рекомендаціями, а тому їх наявність значно підвищить ваші шанси на працевлаштування. Якщо ж у вас немає змоги отримати рекомендаційного листа, дізнайтеся, якими документами його можна замінити: наприклад, копіями свідоцтв досягнень, довідкою з попереднього місця роботи або рекомендаціями клієнта з іншої компанії.

Info
Author: Марія Прохоренко
57629 Views
15.07.2021
Common articles
Why you do not need an outstanding CEO, CTO, CFO and other CxO
You need good and competent management to make your company grow and develop. But, you don’t have to entice Satya Nadella from Microsoft. When you hire a CEO, CTO or a ma..
“Our managers spend around 30% of their time searching for talent”: an interview with Maxim Shtepa, CEO of SocialTech
From the experience of Indigo , one of the keys to effective recruitment is the dialogue between parties. That is why we have decided to publish a series of interviews ..
Survey on C-Level Salaries in the Ukrainian IT Industry in 2022
Learn about how the war in Ukraine affected the income and motivation of Ukrainian IT companies’ top managers from our new salary survey.
Why does your business need a recruiter?
This article may be of use to owners and directors familiar with Ukrainian IT realities who want to improve their recruiting and also to those foreign companies who are i..
Overview of the salary for C-level in the Ukrainian IT market in 2019
CEO Ekaterina Osadchuk and the Indigo Tech Recruiters team conducted the second annual review of C-level salaries in IT. We share the results
Ageism in IT and how to deal with it
The author: Anya Stetsenko is an IT-recruiter, entrepreneur, and simply a happy woman. She has been managing Indigo recruitment agency since 2007 and has been bringing ne..
COMPANY IS ALWAYS MADE BY TALENTED PEOPLE. DIALOG WITH LESYA ARNOLD
We dreamt for a long time to have an interview with Lesya
Iownit: “We keep our communication transparent, and require this from everyone in our company”
If you haven’t heard of iownit yet (which would be surprising), allow us to fix this right away. lownit Capital and Markets, Inc
Thrifty Recruiting: Soul or Flesh?
About the author: Katya Osadchuk. CEO of Indigo. Economist, professional psychologist, and a savvy HR with over 10 years of experience, 6 of them as HR Director. She know..
Does HR Help a Company Earn Money or Just Spends It?
Katya Osadchuk— CEO, IndigoIT recruiting agency, economist, professional psychologist, and HR with over 10 years of experience, 6 of them as HR Director. This article is ..
Overview of C-Level Salaries on Ukrainian IT market
Lately we’ve filled 30 C-level vacancies in IT companies and discovered that neither candidates nor employers feel confident when it comes to numbers
How to hire the best Web Developers? We know, and we are ready to share our experience.
Finding a black cat in a dark room is hard…Especially if there is no cat!
WHY DO US COMPANIES OPEN OFFICES IN UKRAINE
More and more of the world’s best known companies are choosing to open R&D centers in Ukraine. Household names such as — EPAM, Luxoft, Ciklum, Intetics, TEAM Internationa..
7 trends in the IT labor market with statistics (which you will surely object)
It is a thankless duty to formulate trends, as one risks to play Captain Obvious or to receive “Don’t make something out of nothing, in fact, the opposite is true” as fee..
The Coming Days: 10 Characteristics of the Team of the Future
We have already discussed personal skills of the future. In this article, we decided to talk about how teams are transformed and which skills and characteristics they sh..