Ділова переписка. Що з месенджерами?

Будь-які здорові стосунки - це про правильну дистанцію та турботу.

З комунікацією, особливо письмовою, все так само - ніяких вторгнень і наруг над особистими кордонами. Електронна пошта — найекологічніший простір. Месенджери у соцмережах – майданчик для персональних діалогів. Телефонний дзвінок — це взагалі все одно, що без попиту застрибнути до людини на коліна.

1. Тому перше правило бійцівського клубу (с) – завжди питай, який канал зв'язку найкомфортніший.

2. Не варто писати незнайомцям у WhatsApp і Telegram - є така думка, так. Ці месенджери прив'язані до номера телефону, а отже асоціюються з особистим простором.

І я б рада погодитись, але не можу, бо на діалогах у телеграмі тримається половина вітчизняного рекрутингу. Писати таки можна і потрібно. Просто важливо, ЯК ви це робите (про те ЯК - чууть пізніше в замітці). У Facebook все тепліше. Додаєш незнайому людину, представляєшся, озвучуєш запит/пропозицію - і поїхали. Плюс у FB є різні професійні групи, тому не буде дивно, якщо ви постукаєте із запитом з якогось професійного приводу.

Втім, тут теж можна сперечатися – тому що, наприклад, у Штатах чи Ізраїлі вторгнення у FB можуть і не зрозуміти. З цієї точки зору, найправильнішим майданчиком для елегантного нетвору залишається LinkedIn.

3. Звідси ще один важливий момент – враховувати контекст. Якщо розумієш, кому і навіщо пишеш, одразу ясно, де доречно розпочати діалог.

4. Перше повідомлення має бути коротким у справі. Якщо виходить багато літер і доводиться ділити на абзаци – краще йти до пошти. Неприборканий потік свідомості та довгі повідомлення в месенджерах виглядають стрімко.

5. І так, ймовірно, вас читають з екрана смартфона, тому краще прибрати все сміття - реверанси, ввічливі прелюдії, довгі привітання та надто детальні описи.
Всі ці "привіт, як справи?", "Сподіваюся, у вас продуктивний тиждень", "можна поставити запитання?" «хочу озвучити пропозицію» - в топку. А ще не розсипайтеся в подяках - 2 “дякую” в одне повідомлення і вистачить.

6. Чим писати, чому ви класний, краще напишіть у чому ваша користь. Обороти на зразок “бачу багато приводів для співпраці”, “бачу багато збігів, тому пропоную. . ” – не працюють. Тому що:

• не факт, що співрозмовник бачить ці збіги.
• не факт, що йому взагалі цікава співпраця.

Кращий сценарій: розповісти у фактах/цифрах, як і чим ви можете стати в нагоді, а у фіналі повідомлення просто запитати, наскільки це все актуально. Якщо можете чимось поділитися (знижка, промокод, квиток на круту конференцію, естімейт по ринку, консультація, знайомство з класним фахівцем) – взагалі бінго.

7. Ваші емоції й ставлення до чогось теж не дуже цікаві. Важливо, щоб повідомлення було:

• Конкретним: легко зрозуміти, що саме ви хочете від одержувача.
• Детальним: точна дата та місце зустрічі, тема потрібного листа, ім'я файлу або посилання на файл.
• Лаконічним: щоб читачеві не довелося витрачати час на зайві деталі (писати коротко - не означає сухо. Писати коротко - означає з повагою ставитися до часу співрозмовника).

Наприклад, зі свіженького:

“Має гарний вигляд, але може варто трохи змінити шрифти”“Бачили самарі? Хочеться розширити”
“Дивіться яка кльова розсилка у хлопців! Хотілося б дійти схожого візуала”. (Це завдання? Потрібно щось відповісти? Хтось має взяти на себе ініціативу? Якщо так, то хто?)

Куди зрозуміліше:“Команда, дивіться, як добре згорнули! Маша, можеш запиляти нам схожий стиль для розсилки у березні? Ось посилання на текстовий документ. . . Ось папка із зображеннями та референсами:. . . Якщо поставимо термін до п'ятниці (21.03) – встигнеш?"

8. Акуратніше з абревіатурами та скороченнями - ІМХО, ЛОЛ, ОМГ, Пжлст, Нзчт, Сенкс, Айс. Подібний випендреж не завжди комфортний для співрозмовника, а іноді взагалі ускладнює читання. Плюс всякі “ІМХО, ЛОЛИ” одразу відводять листування у неформальщину - це не завжди доречно.

До речі, абревіатури які найчастіше зустрічаються в англомовних діалогах. І не завжди це вже знайомі ASAP та FYI. Ось невелика шпаргалка:

gl (good luck) - удачі
gb (good bye) - пока
afaik (as far as I know) - наскільки я знаю
btw (by the way) — до речі
brb (be right back) — скоро повернуся
cul (see you later) — побачимось пізніше
ttyl (talk to you later) — напишу пізніше
tia (thanks in advance) — дякую заздалегідь
lol (laugh out loud) — сміюся вголос
jk (just kidding) — просто жартую
np (no problem) — без проблем  

9. Відповідайте на прохання в чаті до діла. “Зроблю”, “прийнято”, “почув” - не варіант. Куди більш обнадійливо: “буде готово в середу (5. 05), до 14. 00” або “зможу включитися в завдання з 16. 00”. Цитуйте текст оригінального повідомлення або скористайтеся функцією "відповісти".

10. Смайли у месенджерах: цілком доречно. Але придивіться - якщо ваш співрозмовник не вживає у повідомленні (rocket) (mooning) (rock) (cocktail), тут краще не захоплюватися.

11. Взагалі, придивлятися та підлаштовуватись - хороша практика. Причому, не з маніпулятивних міркувань, а заради турботи - зробити так, щоб усім було зручно в діалозі, і заразом заощадити час на непотрібних роз'ясненнях. Наприклад, якщо людина пише легким і неформальним складом, відправляє короткі повідомлення - щойно думка оформилася, можна відповідати так само. Але якщо співрозмовник віддає перевагу об'ємним і цілісним повідомленням, тобто ймовірність порядно його пробесити безладним флудом. І так, писати по одному слову дуже некруто.

12. У месенджерах краще обговорювати поточні питання. Для серйозних завдань та прийняття рішень існують особисті зустрічі, переговори та дзвінки.

13. Дайте ім'я чату, якщо це групове листування. Так усім буде зручніше знайти листування та повернутися у полілог. Начебто очевидно, але в загальному чаті варто ділитися інформацією, яка є важливою для всіх учасників. Якщо повинні знати все, але повідомлення адресоване конкретній людині - вкажіть ім'я та тег @.

14. Перш ніж познайомити людей у загальному чаті, спочатку потрібно узгодити цей момент з кожним окремо. І тільки так.

15. Якщо обговорення ведеться у месенджері – результати потрібно дублювати у пошту. Таким чином, всі підсумки діалогу будуть у доступі + дубль у пошті допомагає синхронізуватися зі співрозмовником у розумінні завдань.

16. Якщо скасовуєте зустріч чи термінові домовленості – не можна покладатися на месенджер. Не завжди виходить відреагувати на повідомлення - краще зателефонувати, особливо якщо в запасі мало часу.

17. Краще не писати у неробочий час. До речі, не завжди команда може собі дозволити не відповідати на повідомлення керівництва у месенджері. У неробочий час можна вирішувати лише екстрені питання.

Взагалі, особливість цифрового етикету в тому, що будь-яке правило можна пояснити не лише принципами взаємної поваги, а й технологічними особливостями. Наприклад, відправляти листи щастя в ніч не ок, тому що у більшості людей на смартфонах пілікають повідомлення, і якщо, засинаючи, людина почує звук повідомлення - дуже ймовірно, що він потягнеться за телефоном (суджу по собі, так).

І ні, люди не зобов'язані ці самі повідомлення відключати.

*На замітку: у Telegram є дбайлива функція “silent notification” (такий перекреслений дзвіночок).

Щоб надіслати таке повідомлення, потрібно натиснути на кнопку відправки та утримувати її, доки не з'явиться спливаюче вікно з активацією беззвучного режиму. Такі повідомлення позначені спеціальним значком, щоб співрозмовник міг відчути вашу турботу.

18. Поки ми робимо справи, повідомлення може загубитися - у зам'ючених каналах та інших листуваннях. Щоб підстрахуватися, можна:

• позначити повідомлення непрочитаним (ця функція є в будь-якому месенджері).
• закріпити повідомлення зверху.

19. Іноді буває, що людина онлайн прочитала повідомлення, але не відповідає - це її право. Не треба закидати зверху записками.

А ще в налаштуваннях месенджера можна налаштувати приватність таким чином, щоб інші користувачі не бачили час вашої останньої активності та позначку “прочитано” у повідомленнях. Взагалі, месенджери вигадали для того, щоб спілкуватися швидко і просто. Якщо бачите, що листування стає важким і більше мозолить, ніж допомагає розв'язувати питання - йдіть в офлайн. Спробуйте домовитися про телефонну розмову або просте людське спілкування за обідом.

Толку від правил мало, якщо насправді вони не спрощують нам життя.

 І наостанок: САМІ СЛУХАЙТЕ СВОЇ АУДІОПОВІДОМЛЕННЯ (с).
автор: Злоя Борщ